Neste post, convidamos você a conferir o conteúdo do quarto episódio da Websérie sobre Gestão de Projetos promovida pelo Instituto de Socioeconomia Solidária (Ises) em parceria com a Rede Tekoha. Neste vídeo, tratamos sobre o gerenciamento das partes interessadas durante a gestão de um projeto de impacto.
O que são partes interessadas?
São todas as pessoas e organizações envolvidas em um projeto, que podem afetar ou serem afetadas pelo projeto de alguma maneira, seja ela positiva ou negativa.
Por quê gerenciar as partes interessadas?
Gerenciar as partes interessadas é entender quem são essas pessoas, quais são os seus interesses, como elas se relacionam com o projeto, quais são as suas capacidades e como envolvê-las no projeto.
Um bom gerenciamento das partes interessadas pode evitar conflitos, gerar maior envolvimento das partes ao longo do projeto e com isso fazer com que se sintam parte, contribuam com suas perspectivas e adicionem valor ao projeto.
Quais são os passos para gerenciar as partes interessadas?
- Identificar quem são essas pessoas e organizações
- Analisar como elas se relacionam ou podem se relacionar com o projeto
- Envolvê-las ao longo de todo o projeto
- Nos comunicar com elas
Identificação das partes interessadas
O público-alvo do projeto são aqueles que se beneficiam dos produtos ou serviços do próprio projeto. Por exemplo, as lideranças do projeto nas comunidades, empreendedores, incubados, acelerados ou produtores e extrativistas atendidos são interessados do projeto.
Quando falamos de governança nos referimos àqueles que tem interesse nos processos de tomada de decisão ao longo do projeto. Por exemplo, investidores, auditores, financiadores, analistas responsáveis pelo projeto da área de investimento social do cliente, os RCs (relação com a comunidade) e outros. Ou seja, são as partes que se preocupam como as decisões do projeto são tomadas.
Quando nos referimos aos fornecedores, estamos mencionando todos os indivíduos que participam ativamente do trabalho do projeto, como gerentes, membros da equipe, especialistas, terceirizados que executam etapas da implementação. Para essa metodologia, fornecedores não são aqueles que fornecem algum tipo de insumo para o projeto, mas aquele que possibilita, pela ótica do próprio projeto, que ele exista e que ele aconteça de fato.
Os influenciadores são aqueles que tem algum tipo de influencia e podem positiva ou negativamente a direção do projeto, tais como mídia, líderes comunitários, funcionários públicos, órgãos governamentais, ou organizações que tem algum tipo de interesse comercial com relação ao projeto.
É importante também não se esquecer daqueles que dependem da execução do projeto, que nem sempre estão no radar do projeto mas são extremamente relevantes para o seu bom andamento, como outros projetos da própria organização ou até mesmo outras organizações que precisam que este projeto seja concluído. Por exemplo, um projeto de construção de cisternas em uma comunidade que depende da conclusão de um projeto anterior de zoneamento ou de saneamento.
Os sustentadores são os grupos ou organizações responsáveis por garantir a sustentabilidade do Impact do projeto após a sua conclusão. Podem ser os próprios beneficiados ou outros atores da comunidade que foram identificados ao longo do projeto e envolvidos para cumprir essas responsabilidades.
Essas são sugestões de categorias que nos ajudam a conduzir o processo de identificação das partes interessadas. É importante reforçar que, muitas vezes, as partes interessadas se enquadram em mais de uma categoria e um mesmo interessado pode mudar de categoria ao longo do projeto ou cumprir mais de um papel ao longo desse processo todo.
Análise das partes interessadas
Depois de identificar, o segundo passo para realizar o gerenciamento das partes interessadas é analisá-las. Este passo serve para conhecer melhor as partes interessadas, entender suas expectativas, seu alinhamento de interesse com relação ao projeto e qual o poder de influencia que elas exercem.
Envolvimento e gerenciamento das partes interessadas
Após analisar as partes interessadas, o terceiro passo é planejar o envolvimento das partes interessadas com o projeto. Essa etapa nos ajuda em um dos maiores desafios de gerenciamento de partes interessadas, que é garantir a clareza sobre quais as funções, responsabilidades e níveis de autoridade dos diferentes atores durante o projeto.
Essas etapas do gerenciamento que apresentamos podem ser feitas de diversas maneiras, mas no Ises a gente realiza a análise das partes interessadas usando uma matriz: a matriz de partes interessadas. Ela nos ajuda a organizar algumas informações, como quem são as partes interessadas mapeadas; quais são as informações relevantes de cada uma delas, como nome, função, projeto e contato; como o projeto ou qual a importância do projeto pra essa partes interessada; como cada pessoa será envolvida; ter certeza se a pessoa terá poder para mudar algo no escopo ou no tempo do projeto; se ela pode ajudar a engajar facilmente as pessoas; se está claro para esta pessoa sua função no projeto; se ela está interessada e engajada em cumprir a sua função; se ela possui conhecimento necessário para cumprir a função; quais são as habilidades que se deseja desenvolver para obter o sucesso no projeto; qual conteúdo e informação é necessário para reforçar o engajamento dela no projeto; quais estratégias serão utilizadas para gerenciar esta parte interessada.
Comunicação com as partes interessadas
A última etapa do gerenciamento de partes interessadas é a comunicação. Uma boa comunicação entre os atores do projeto evita inúmeros problemas e conflitos, traz agilidade ao projeto e garante que a informação do projeto circule da melhor forma.
Para isso, é fundamental elaborar um bom plano de comunicação. O bom plano de comunicação identifica basicamente cinco aspectos:
- O que deve ser comunicado
- Porque deve ser comunicado
- Quem deve ser informado
- Como deve ser informado
- Quando deve ser informado
Assim, é possível estabelecer os canais de comunicação, a linguagem a ser utilizada e planejar de que forma a comunicação vai acontecer.
No Ises, nosso plano de comunicação mapeia algumas questões: a estratégia de comunicação, ou seja, o nome do evento de comunicação, por exemplo, relatórios, reuniões, feiras, fóruns, eventos, etc; o objetivo, ou seja, o que os envolvidos precisam saber com essa comunicação; o público-alvo da comunicação, ou seja, quem deve receber essa informação; os canais de comunicação a serem utilizados, bem como o formato deles; a periodicidade deste fluxo de informação e também quem é o responsável por cada uma destas etapas da comunicação.
Como vimos, o gerenciamento das partes interessadas e o planejamento das comunicações são disciplinas muito importantes para o bom andamento do projeto. Como todas as disciplinas, ela acontece de forma transversal ao longo do projeto, não importando em qual fase do projeto a gente está.
Neste post, vimos os passos para fazer este gerenciamento e garantir que sabemos quem são as partes interessadas, conhecemos os seus interesses e influências, envolvemos as partes interessadas ao longo do projeto e nos comunicamos com ela da forma adequada.
Esse e diversos outros temas relacionados aos desafios da gestão de projetos sociais são os objetos de estudos do PQPS! – Perguntas e Questionamentos Sobre Projetos Sociais, nossa jornada que busca melhorar a capacidade de tomada de decisão dos gestores de projetos sociais.
Fiquem ligados nos próximos posts, até lá!
Gerenciamento das Partes Interessadas e mais!
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