Quando falamos de estratégias de negócio, costumamos delimitar um objetivo que representa o sucesso daquela organização.
Porém, para alcançar uma visão de futuro, não é realizado apenas um projeto pontual. É necessário percorrer diversas metas menores que, em conjunto, atingirão aquele fim.
Por isso, a gestão de portfólio é uma importante aliada das organizações, porque ela irá garantir que os projetos estejam alinhados ao objetivo final da organização.
A gestão de portfólio é a administração centralizada do portfólio de projetos, que irá selecionar e priorizar aqueles mais alinhados às estratégias de negócio da organização.
A maioria das empresas possui uma visão clara de onde deseja chegar. Mas, para alcançar essa meta, é preciso que todos os projetos estejam alinhados a ela.
Assim, o objetivo do gerenciamento de portfólio é identificar e escolher os projetos que terão mais impacto nesta visão de futuro, indicando quais os melhores para investir tempo e dinheiro.
Por ser uma gestão que alinha projetos, planejamento, estratégia e inovação, ela contribui para:
- Tomada de melhores decisões;
- Otimização dos recursos;
- Aumento da entrega de valor;
- Alinhamento entre os projetos e os objetivos organizacionais;
- Aumento de retorno sobre os investimentos.
Geralmente quem é responsável por esta gestão é o escritório de projetos.
Qual a diferença entre gestão de projetos e gestão de portfólios?
Sempre que falamos em planejamento estratégico, existem muitas categorias e subdivisões, porque cada uma terá um foco de análise diferente.
Assim, cada tipo de gestão é responsável por controlar um bloco de informações específico. Veja como isso se estabelece nos projetos:
A gestão de projeto foca na melhor maneira de executar e entregar os projetos, enquanto a gestão de portfólio irá pensar nos melhores projetos a serem feitos. Ambas são importantíssimas para garantir os resultados desejados, mas os objetivos delas são bastante diferentes.
Um projeto é um esforço temporário, único e que só acaba com a entrega final do produto ou serviço. Portanto, o gerenciamento de projetos irá garantir que a entrega seja realizada dentro do planejado, independente de qual seja este projeto.
Já o portfólio é o agrupamento de programas e projetos independentes, mas que em conjunto irão atender aos objetivos organizacionais. Então, o foco não é garantir a execução dos projetos, mas alcançar os objetivos estratégicos da organização.
Como fazer Gestão de Portfólio de projetos em 5 etapas
A gestão de portfólio tem como objetivo selecionar projetos que:
- Tragam mais resultados para a organização;
- Agreguem valor;
- Estejam alinhados às necessidades dos stakeholders.
Por isso, na prática, ela funciona como um filtro, pelo qual a relevância do projeto é a condição da passagem.
1. Identificação
Os projetos são muito diversificados, pois podem ser executados em qualquer área de uma empresa ou até mesmo fora dela. Por isso, o primeiro passo para o gerenciamento do portfólio é ter conhecimento de todos os projetos existentes na organização.
Além disso, é importante identificar as propostas dos projetos, documento que contém a base de informações necessárias para analisá-lo, como escopo, premissas, riscos e custos.
2. Categorização
Após identificar os projetos, é necessário agrupá-los em categorias. Como o objetivo é dar prioridade, é preciso que haja elementos em comum que possam ser comparados.
Cada categoria é referente a algo específico, sendo todas igualmente importantes para a organização. Então, o que será priorizado serão os projetos que as compõem, pois estes têm objetivos similares com diferentes formas de atingi-lo.
Se você vai fazer um bolo, por exemplo, e quer avaliar quais os melhores ingredientes, você pode comparar os benefícios da farinha branca com a integral, pois estas têm uma mesma função na receita, mas jamais irá compará-la com o fermento.
3. Priorização
Após ter agrupado todos os projetos, é o momento de comparar as características de cada um e determinar o grau de relevância deles. Para isso, costumamos:
- Delimitar critérios de priorização para cada categoria;
- Atribuir um peso a cada critério definido;
- Somar as pontuações correspondentes a cada projeto;
- Elaborar um ranking de prioridade.
Os critérios de priorização devem ser específicos para cada organização, pois dependem do tipo do projeto, dos objetivos e da visão de futuro.
4. Balanceamento
Com o ranking montado, temos a ordem ideal para a execução dos projetos. Porém, é importante analisar os recursos disponíveis de investimento, pois nem sempre será tão vantajoso seguir esta ordem.
Pode ser que o primeiro projeto do ranking demande mais recursos e impossibilite a execução dos demais projetos. Então, às vezes, realizar três projetos menos prioritários trará mais resultados do que executar apenas o de maior pontuação, por exemplo.
Por isso, é preciso sempre balancear a relevância da ação com os recursos, para que a decisão leve em consideração todos os aspectos organizacionais.
5. Monitoramento
Após selecionar os projetos, é necessário acompanhá-los, para que estes permaneçam alinhados a visão de futuro durante o andamento.
Como usar a tecnologia para fazer gestão de portfólio de projetos
A gestão de portfólio é basicamente uma estratégia de análise dos dados dos projetos, que irá identificar características, organizá-las de modo lógico e propor um direcionamento de ação.
Lendo isto em uma frase parece algo bastante simples. Mas, na prática, há uma infinidade de informações que será preciso considerar e, se não houver uma boa estruturação delas, o trabalho da gestão será extremamente difícil.
Assim, a melhor maneira de realizar o gerenciamento de portfólio é contar com um sistema que sintetize todos estes dados. Alguns softwares de gestão de projetos, como o Artia, trazem diversas funcionalidades interessantes que auxiliam o PMO neste gerenciamento.
Este software permite ter uma visão panorâmica de todos os projetos da organização, auxiliando na gestão de projetos e do portfólio como um todo. Com isso, você tem em mãos os dados sobre cada um dos projetos, como status de execução, informações financeiras, responsáveis etc.
Além disso, é possível criar filtros para agrupar as informações relevantes em uma mesma visão, o que permite selecionar critérios específicos dos projetos e analisá-los em conjunto.
Outro recurso muito importante é o grau de prioridade. Como o principal objetivo do gerenciamento de portfólio é identificar os projetos mais relevantes, ter essa ordem já estabelecida otimiza muito o tempo e a tomada de decisões da gestão.
Gerenciar muitos projetos é realmente uma tarefa complexa, mas ter todas essas informações organizadas de modo visual e prático pode facilitá-la bastante. Faça seu cadastro no Artia e teste gratuitamente essas e muitas outras funcionalidades!
E se você quer aprender mais sobre como realizar uma boa gestão de portfólios, confira também nosso guia de como gerenciar múltiplos projetos.