Como os sistemas de informação ajudam no funcionamento de uma empresa?

Com os avanços tecnológicos e a informatização dos dados, os sistemas de informação de uma empresa vêm sendo cada vez mais essenciais. Por isso, muitas empresas estão investindo na contratação de uma pessoa profissional de sistemas de informação, ou numa equipe de profissionais.

Neste texto mostraremos como os sistemas de informação podem beneficiar uma empresa, grande ou pequena. 

O que você verá neste artigo:

• O que são sistemas de informação?
  • Os principais sistemas de informação
• Como funcionam os sistemas de informação?
  • Informações coletadas
• Quais são os benefícios?

O que são sistemas de informação?

Desde já, em uma empresa, o sistema de informação é um conjunto de redes ou elementos por onde passam todas as suas informações. Através desse sistema, é possível coletar informações, armazenar e transmitir, bem como processá-las. Dessa forma, o acesso e utilização das mesmas informações é facilitado, seja pelas próprias pessoas que trabalham na empresa, suas gestoras ou acionistas.

Através do sistema de informação também fica mais agilizada a geração de relatórios de resultados. Os relatórios facilitam as tomadas de decisões e criação de projetos de melhoria, além de pautar reuniões de estratégia.

Assim, como você pode notar, o uso do sistema de informação é importante para todos os setores da empresa. Afinal, os dados coletados são interligados e podem contribuir para melhorias em quaisquer atividades. No entanto, é necessária a atuação de uma pessoa formada em Sistemas de Informação para a correta administração destas informações.

Os principais sistemas de informação

Existem várias categorias de sistemas de informação, cada um com uma finalidade específica dentro de uma organização. Para a pessoa profissional, é importante conhecer suas diferenças básicas. A seguir, falaremos um pouco a respeito dos principais sistemas:

• SPT (Sistema de Processamento de Transações): é um sistema que registra os valores recebidos por diversos setores de uma empresa, em especial contabilidade, vendas, produção e recursos humanos. Os dados são captados eletronicamente ou inseridos no sistema manualmente. De qualquer forma, é essencial que todos os valores sejam registrados, caso contrário a empresa terá prejuízos.
• SIG (Sistema de Informação Gerencial): este sistema utiliza dados do SPT para organizar e categorizar, para gerar relatórios que auxiliam a gerência na tomada de decisões. Não se tratam de meras visualizações de dados, mas sim seu processamento e organização de maneira a fornecer um raio-x da empresa. Tais relatórios servem para monitorar o desempenho da empresa, comparando com dados anteriores ou mesmo elaborando previsões. 

• SAD (Sistema de Apoio à Decisão): dos citados até aqui, este sistema é o que tem maior capacidade analítica. Ele concatena as informações do SPT e do SIG com dados externos à empresa, como dados dos concorrentes ou informações da bolsa, por exemplo, para analisar problemas e sugerir soluções. É um sistema capaz de se alterar e adaptar de acordo com cada situação, o que o torna muito poderoso para embasar decisões gerenciais.
• ERP (Enterprise Resource Planning): o Planejamento dos Recursos da Empresa é mais um tipo de sistema de gestão empresarial muito utilizado. Este é um sistema que integra todas as atividades de uma empresa, de todos os seus departamentos. Por isso, é um sistema que permite controle total da operação de uma empresa. Seu diferencial é funcionar em módulos interligados, cada módulo para uma atividade, que ainda podem ser personalizados conforme a necessidade da empresa.

Como funcionam os sistemas de informação?

Os sistemas de informação são formados por várias partes, ou módulos, cada uma responsável por coletar os dados dos diversos setores da empresa. São dados que refletem despesas e receitas, estoques, produção, entre outros. Os sistemas ainda utilizam essas informações para gerar relatórios gerenciais.

Os relatórios são utilizados pela gestão da empresa para formar uma visão completa da situação da empresa. A partir dessa visão, embasada por dados concretos, a gerência pode tomar decisões e fazer planejamentos com maior segurança. Também é possível detectar problemas que possam estar acarretando prejuízos para a empresa.

Informações coletadas

Na prática, os sistemas de informação podem coletar qualquer tipo de informação. Eis alguns exemplos:

• Receitas financeiras diárias;
• Despesas;
• Dados de desempenho;
• Qualidade dos produtos;
• Vendas;
• Horários e turnos de trabalho;
• Estoque (entradas e saídas).

Além disso, o sistema de informação também pode colaborar na comunicação entre pessoas de diferentes departamentos. As pessoas, através do sistema, compartilham documentos e informações relevantes, agilizando os processos de forma segura.

Quais são os benefícios?

Primeiramente, apenas o fato de reunir todas as informações da empresa em um só sistema, já é um grande benefício. É muito mais prático organizar e interpretar dados quando eles estão agrupados em uma única fonte. Com isso, a quantidade de erros é reduzida, além de otimizar o tempo.

Com isso, a empresa ganha outros benefícios indiretamente. A agilidade no processamento de dados leva à assertividade que, por sua vez, aumenta a produtividade e a competitividade da empresa. Dessa forma, além de passar na frente da concorrência, a empresa aumenta seus lucros e seu valor no mercado.

Como o sistema de informação é modular, a empresa pode começar adotando o sistema para um ou alguns departamentos, de início. Depois, conforme as necessidades surgirem, outros módulos poderão ser facilmente adicionados.

O caráter modular dos sistemas de informação também traz uma grande vantagem para as organizações. Por ele, localizar a fonte de problemas ou prejuízos se torna uma tarefa bem mais eficaz, visto que cada informação vem de um módulo específico. Dessa forma, é possível atacar o problema com maior agilidade, reduzindo os prejuízos.

Ainda mais, a facilidade em gerar relatórios também traz acessibilidade, já que qualquer pessoa da empresa pode fazê-lo. Assim, conhecendo as informações da empresa, as pessoas podem pautar seus trabalhos, gerando melhores resultados.

As pessoas profissionais de sistemas de informação podem adicionar camadas de proteção aos sistemas. Isso faz com que os dados tenham maior segurança contra vazamentos. Ademais, todas as transações feitas pelo sistema de informação são monitoradas e podem ser rastreadas até a sua fonte.

Dessa forma, possuir um sistema de informação torna-se não apenas vantajoso como essencial para o desenvolvimento das empresas. No entanto, é necessário investir em profissionais formados e capacitados para compreender o funcionamento da empresa, para proporcionar a melhoria contínua da gestão de informações.

Agora que já sabe como o Sistema de Informação ajuda as empresas a funcionarem, confira qual a duração desse curso.

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