Funções organizacionais (marketing finanças produção/operações recursos humanos logística)

SEÇÃO 1 – Quais são as principais classificações de sistemas de informação?

Uma primeira forma de classificar os sistemas de informação é por sua amplitude na estrutura organizacional. Os sistemas de informação podem ser construídos para sedes, divisões, departamentos, equipes específicas e até pessoas físicas. Podem ainda abranger outras organizações (parceiros de negócios), ou mesmo instalações localizadas em outros países (multinacionais) [20].

Toda empresa, qualquer que seja seu tamanho, tipo ou atuação, pode ser dividida em quatro grandes funções: produção, vendas e marketing, finanças e contabilidade e recursos humanos. 

Cabe à função de produção, produzir alguma coisa, seja um produto físico ou um serviço; ao marketing e venda, vender ou oferecer o produto ou serviço; à finanças e contabilidade procurar fontes de crédito e controlar as transações financeiras rotineiras como pedidos, compras, desembolsos e pagamentos; e ao recursos humanos, selecionar, contratar, treinar e motivar as pessoas responsáveis por todas as atividades desempenhadas [13].

Principais sistemas de informação segundo as áreas funcionais De forma a atender as necessidades de informações das funções empresariais, encontramos nas empresas: „

·         sistemas de informação de produção; „

·          sistemas de informação de finanças e contabilidade; „

·          sistemas de informação de vendas e marketing;

·          sistemas informação de recursos humanos.

Há também uma outra forma para caracterizar os sistemas de informação.

As empresas coordenam o trabalho desenvolvido pelas áreas funcionais através de uma hierarquia. Assim elas podem ser vistas sob o prisma de três diferentes partes ou níveis hierárquicos: operacional, gerencial e estratégico.

O nível estratégico constitui o nível mais elevado e envolve as pessoas e os órgãos que definem os objetivos empresariais e as estratégias globais necessárias para atingi-los adequadamente.

Já o nível gerencial, também conhecido por nível tático, é responsável por transformar as estratégias elaboradas para atingir os objetivos empresariais em programas de ação.

 No nível operacional acontece a execução cotidiana e eficiente das tarefas e operações da empresa.

SEÇÃO 2 – Tipos de sistemas de informação segundo a abrangência organizacional

a)      Sistemas de informação pessoais

No nível pessoal, encontram-se aplicações que os profissionais usam para melhorar sua produtividade. As principais aplicações de sistemas de informação pessoal são para dar suporte a: comunicações, análise e tomada de decisão, e registro e monitoramento das atividades.

b)      Sistemas de informação de grupos

Em nível de grupo tem-se os sistemas que facilitam o processo de trabalho em grupo. As principais aplicações voltadas a grupos são aquelas que: compartilham hardware, promovem as comunicações, permitem análises, e apóiam o controle de documentos e monitoram o trabalho do grupo.

c)       Sistemas de informação corporativos

 Em nível corporativo, os sistemas de informação dão suporte a todas as divisões e outras unidades de uma organização, integrando as ações desenvolvidas pelas diversas unidades empresariais, de modo a facilitar o fluxo de informação entre elas. Para viabilizar essa integração, tais sistemas de informação envolvem bancos de dados centralizados, compartilhados pelas várias unidades usuárias.

d)      Sistemas de informação interorganizacionais

Nessa categoria enquadram-se os sistemas que conectam duas ou mais organizações. Esses sistemas são comuns entre parceiros de negócios e podem favorecer a comunicação. São aplicações típicas nesse nível:

·         Intercâmbio eletrônico de dados (EDI – eletronic data interchange) – troca eletrônica de documentos empresariais entre parceiros de negócios; „

·         Transferência eletrônica de fundos (EFT – eletronic funds transfer) – transferência de dinheiro através de redes de telecomunicação; „

·         Extranets – intranets estendidas que ligam parceiros de negócios; „

·         Bancos de dados compartilhados – compartilhamento entre parceiros comerciais, geralmente usados para reduzir o tempo de transmissão de informações entre parceiros e para permitir atividades colaborativas; „

·         Sistemas globais – sistemas de informação que conectam duas ou mais empresas em dois ou mais países.

SEÇÃO 3 – Tipos de sistemas de informação segundo as áreas funcionais das organizações

Você viu anteriormente que os sistemas de informação podem, também, ser classificados pela especialidade funcional a que servem: produção, vendas e marketing, recursos humanos e finanças e contabilidade.

Sistemas de fabricação e produção: tratam do planejamento, desenvolvimento e manutenção das instalações de produção; para que não ocorra faltas de produtos ou mão de obra.

Sistemas de vendas e marketing : acompanham as tendências de vendas; monitoram o desempenho dos concorrentes; dão suporte a pesquisas de mercado, criar planos de propaganda e outras atividades que une a empresa ao mundo do negócio.

Sistemas de finanças e contabilidade : estabelecem objetivos de investimentos a longo prazo e fornecem previsões do desempenho financeiro da empresa; ajudam a visualizar e controlar os recursos financeiros.

Sistemas de recursos humanos : identificam requisitos da força de trabalho em termos de habilidades, nível de instrução, tipos e número de posições; também ajudam a acompanhar e analisar o recrutamento, o direcionamento e o desligamento de empregados.

SEÇÃO 4 – Tipos de sistemas de informação segundo os níveis organizacionais

Nesta seção, você vai estudar as categorias específicas de sistemas de informação que dão suporte a cada um dos níveis hierárquicos: operacional, gerencial, estratégico e de conhecimento.

Sistemas de nível operacional : No nível operacional, os sistemas de informação dão suporte no processamento e acompanhamento das atividades cotidianas e transações rotineiras de uma empresa, tais como: entrada de pedidos de venda, emissão de notas fiscais, requisições de materiais, lançamentos de produção, registro de pessoal.

Sistemas de nível gerencial

1-Sistemas de informações gerenciais (SIG): Os SIG, de modo geral, fornecem resumos sobre as operações básicas (transações operacionais) da empresa. Os dados de transações básicas, arquivados pelos SPT, são agrupados (ou sintetizados) e apresentados num formato preestabelecido.

2-Sistemas de apoio à decisão (SAD): Os SAD fornecem suporte computacional interativo durante o processo de tomada de decisão. Os usuários podem trocar suposições, fazer novas perguntas e incluir novos dados.

*Gerenciamento de dados – consiste num banco de dados especialmente construído, que contém dados relevantes para a situação da decisão.

*Gerenciamento de modelos – engloba ferramentas analíticas utilizadas pelo sistema, como por exemplo, planilhas embutidas, análises estatísticas e simulações.

*Interface do usuário – permite fácil interação entre os usuários do sistema, o banco de dados e a base de modelos.

Sistemas de nível estratégico

A alta administração usa uma categoria de sistema de informação chamada de sistemas de informação executiva, ou, como são mais comumente conhecidos, EIS. Os EIS fornecem acesso rápido a informações atualizadas, de forma bastante amigável, fazendo uso intensivo de recursos gráficos ,e capacidade de multivisão.

Sistemas de nível de conhecimento

No nível de conhecimento atuam os sistemas que auxiliam o processo de criação da informação, chamados de sistemas de trabalho do conhecimento (STC). Também se enquadram nesse nível os chamados sistemas colaborativos, que aumentam as comunicações e a produtividade de equipes e grupos de trabalho, e que são comumente conhecidos como sistemas de automação de escritórios (SAE).

SEÇÃO 5 – Que outros tipos de sistemas de informação encontramos nas organizações?

A partir da década de 90 novas categorias de sistemas de informação vêm se fortalecendo, e sua aplicação torna-se cada vez mais comum nas empresas, de todo tipo, ramo ou tamanho. Entre os sistemas que têm recebido destaque e atenção por parte das empresas na construção de sua arquitetura de sistemas de informação estão os sistemas ERP, os sistemas SCM e os sistemas CRM. Além disso, também tem recebido destaque ferramentas que permitem análises e a tomada de decisão conhecidas como BI.

Planejamento de recursos empresariais (ERP)

O sistema de planejamento de recursos empresariais é uma aplicação interfuncional, que integra e automatiza muitos dos processos operacionais realizados pelas funções de produção, logística, distribuição, contabilidade, finanças e de recursos humanos de uma empresa. O software ERP consiste normalmente de vários módulos que apóiam as atividades da empresa envolvidas nesses processos vitais internos.

Alguns dos benefícios esperados pela utilização de sistemas ERP são: integração das operações internas da empresa, ganhos de eficiência, aumento de controle sobre os processos da empresa e acesso a informações de qualidade sobre a operação dos negócios. A implementação dos sistemas ERP nas empresas não é uma tarefa simples, pois exige um processo de mudança cultural.

Gerenciamento da cadeia de suprimentos (SCM)

Os sistemas de gerenciamento da cadeia de suprimentos reestruturam e agilizam os processos tradicionais da cadeia de suprimentos. Eles são voltados ao planejamento da atividade produtiva e da cadeia de suprimento em sua totalidade, englobando aspectos como previsão e gerenciamento de demanda e de alocação de capacidade produtiva .

Os benefícios esperados a partir da implementação deste tipo de sistema são redução dos custos, aumento da eficiência e melhoria dos prazos no ciclo da cadeia de suprimentos. O objetivo é permitir um maior controle sobre as atividades de suprimento, produção e distribuição.

BI – Business intelligence

Traduzido para o português como inteligência empresarial, o BI trata-se de um conjunto de ferramentas e aplicativos que transforma grandes quantidades de dados em informações de qualidade para a tomada de decisões. As ferramentas de BI permitem cruzar dados, visualizar informações em vários cenários e analisar os principais indicadores de desempenho empresarial. As quatro principais ferramentas do conjunto de inteligência empresarial, segundo Batista (2004), são o data warehouse, as ferramentas OLAP, o data mining e as ferramentas de modelagem analítica e de previsões.

O que fazem essas principais ferramentas de BI?

O data warehouse  consolida, organiza e armazena dados que foram extraídos dos vários bancos de dados organizacionais. As ferramentas OLAP permitem o exame e a manipulação de interativos de grandes volumes de dados a partir de diversas perspectivas. O data mining procura descobrir padrões, tendências e correlações ocultas nos dados, que possam propiciar uma vantagem competitiva estratégica a uma empresa .

Várias outras categorias de sistemas de informação também podem dar suporte à operação e gestão das organizações. Os sistemas especialistas, por exemplo, utilizam o “conhecimento e a experiência” capturados de especialistas em uma área de conhecimento, para aplicá-los na solução de problemas específicos. Os sistemas de informação geográficas utilizam bancos de dados georreferenciados.

Referência < Unidade 3 - Apostila Fundamentos para Sistemas de Informação pela Universidade do Sul de Santa Catarina - Universidade do Sul de Santa Catarina. Pag. 49-88 >

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