Quais as ferramentas e tecnologias mais importantes para salvaguardar os recursos de informação?

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Não importa o tamanho da sua empresa: seja ela de pequeno, médio ou grande porte, a tecnologia pode ser incorporada a vários processos operacionais e tornar a rotina interna ainda mais eficaz e econômica. As atuais ferramentas de TI estão ajudando gestores a encontrar formas simples e práticas de otimizar inúmeros procedimentos. Muitas vezes, ferramentas como sistemas de gestão podem demandar um longo período de migração e adaptação de profissionais. Diante disso, fazer a escolha errada pode ser fatal. Nesse cenário, saber investir é fundamental.

Quem pretende usar a tecnologia como uma ferramenta estratégica deve não só conhecer bem as suas necessidades, mas também ter uma noção ampla das opções disponíveis no mercado. Assim, a empresa será capaz de adquirir produtos que agreguem valor aos processos internos e ampliem a capacidade do empreendimento de atender às demandas do mercado.

Se você quer saber quais são as principais soluções de TI disponíveis para o ambiente corporativo, confira o nosso post!

O que são ferramentas de TI?

A área de TI ou Tecnologia da Informação trouxe uma grande revolução na rotina das pessoas, mas principalmente das empresas. As ferramentas de TI são softwares ou aplicações que usam as máquinas para deixar os processos mais enxutos e eficientes. Pensando dessa forma, desde ferramentas de gestão na empresa até o desenvolvimento de um aplicativo para otimizar a comunicação, tudo isso pode ser considerado como uma ferramenta de TI.

Atualmente, é muito difícil encontrar um negócio que não use a internet em suas operações, no ciclo de vendas e nas interações com o público. Mais raro ainda é encontrar uma empresa que não implemente uma ferramenta de TI para otimizar alguma atividade — mesmo que seja nas situações mais simples, por exemplo, o uso de um software como banco de dados, armazenando informações.

Além disso, a transformação digital e a popularização do acesso à internet trouxeram novos modelos de negócios exclusivamente virtuais. Diversos nichos apostaram nesse diferencial e revolucionaram as operações das empresas, fomentando ainda mais o desenvolvimento de ferramentas de TI. Até mesmo as áreas mais conservadoras, como a de finanças, apresentaram soluções de economia digital, como fintechs e bancos virtuais.

Um dos questionamentos iniciais — e que ainda perdura — sobre as ferramentas de TI é se essas aplicações substituem o trabalho humano. Por uma perspectiva, essa afirmação pode ser vista como verdadeira, uma vez que o trabalho realizado por muitas pessoas pode ser escalado, oferecendo excelente custo-benefício para os negócios.

Por outro lado, quanto mais essas tecnologias ficaram familiares nas rotinas empresariais, mais fácil foi notar o quanto a participação humana é indispensável. Os softwares ajudam em processos repetitivos, na organização e no tratamento de dados. Entretanto, é preciso inteligência para o direcionamento das estratégias, fazendo com que as ferramentas de TI ofereçam os melhores resultados possíveis.

Quais são as principais ferramentas de TI para empresas?

Ao pensar em uma rotina empresarial, é possível encontrar soluções realizadas por máquinas para muitos processos. Como as ferramentas de TI são softwares, ou seja, não englobam o maquinário físico, suas soluções estão focadas na parte lógica e estratégica. Veja a seguir as principais soluções que você pode usar para impulsionar o desempenho e otimizar os resultados da empresa!

1. Sistemas de gestão integrada (ERPs)

Também chamados de ERPs, os sistemas de gestão integrada são indispensáveis para o sucesso das políticas administrativas de negócios que estão em expansão ou lidam com um grande número de informações diariamente. Eles podem ser executados localmente ou na nuvem. Em ambos os casos, tais ferramentas promovem uma maior integração entre setores, tornando toda a cadeia operacional mais eficaz.

Vale destacar também que as ferramentas de gestão fazem da coleta e do processamento de dados internos práticas muito mais precisas. Por manter os registros de transações financeiras, vendas, estoque e demais informações corporativas em um ambiente centralizado, o ERP facilita o acesso aos dados da empresa, tornando processos de tomada de decisões mais eficazes e com maior sucesso.

Com a ampliação de negócios, muitas vezes a localização geográfica se distribui em vários pontos, impedindo o encontro físico entre toda a equipe. Um ERP facilita a integração de dados dos mais diversos setores em tempo real, mesmo que a distância. Assim, é possível ter maior compreensão dos processos e logísticas, além de entregar um atendimento mais completo para o cliente.

Entre os diversos benefícios dessa ferramenta de TI, podemos destacar:

• segurança de dados — permitindo o armazenamento e a troca de informações na nuvem sem colocar a empresa em risco, além de manter o negócio em conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) para o tratamento de dados dos clientes;
• escalabilidade — possibilitando o crescimento sem a necessidade de um investimento proporcional para isso;
• otimização dos custos — com a escalabilidade, o crescimento da empresa não fica mais atrelado a novos gastos, permitindo maior lucratividade;
• acesso remoto — o que garante o trabalho a distância ou de várias localizações geográficas com as informações necessárias;
• redução do tempo de resposta — com o processamento de todas as informações em tempo real.

2. Ferramentas de sincronização de arquivos na nuvem

A popularização das conexões de alta velocidade e o aumento da capacidade dos dispositivos mobile estão impulsionando formas de trabalho mais flexíveis. Hoje, um profissional atua em casa, em cafeterias e até mesmo no ambiente de uma empresa parceira. Essa forma de trabalho demanda o uso de ferramentas que facilitem o acesso a dados corporativos em mais ambientes, como é o caso dos serviços de cloud storage.

Tais ferramentas fazem a sincronização automática de um arquivo e de todas as suas eventuais alterações, que podem ser feitas e acessadas simultaneamente por diferentes aparelhos, já que o documento fica salvo na rede.

No entanto, para que uma empresa possa aumentar o grau de mobilidade de suas operações, é crucial que cuidados de segurança sejam tomados. Gestores de TI devem definir corretamente quais são os dados que poderão ser armazenados em aparelhos pessoais, além de incentivar o uso de criptografia e outras soluções de segurança que evitem o acesso não autorizado às informações.

Há uma década, ainda era comum que a maioria dos softwares e aplicações precisassem ser baixados nas máquinas para então serem usados. Além disso, os sistemas eram offline, precisando de backups para a atualização das informações. Hoje, há uma tendência de vários softwares de oferecer uma versão online para sua execução, além da sincronização dos dados na nuvem.

3. Soluções de backup remoto

Uma política de backup eficaz deve incluir o uso de várias ferramentas. Isso garante a alta confiabilidade das cópias criadas e meios para a recuperação de um registro que tenha sido alterado indevidamente. Nesse cenário, o cloud backup está se destacando como uma forma eficaz e barata de manter arquivos protegidos.

Por meio dele, empresas podem criar snapshots de seus bancos de dados e arquivos mais importantes em servidores remotos. Assim, caso algum equipamento falhe, será possível acionar a ferramenta de recuperação remotamente, eliminando a necessidade do acesso físico ao computador que está com problemas para a recuperação dos dados.

Com esse tipo de ferramenta de TI, a empresa garante a continuidade do trabalho, sem o risco de perder dados relevantes, como planejamentos, estratégias e informações sobre os clientes e fornecedores. Isso garante mobilidade para a empresa, contornando situações como a pandemia de COVID-19 — que trouxe repentinamente a realidade do isolamento social — com maior agilidade.

4. Softwares de monitoramento

O monitoramento de recursos de TI é uma das formas mais eficazes de garantir a otimização contínua da infraestrutura de serviços digitais de uma empresa. Por meio de soluções que avaliam automaticamente a disponibilidade e a segurança de sistemas e equipamentos de rede, os gestores podem identificar falhas, verificar o impacto de medidas de otimização e tornar as suas práticas de gestão mais eficazes.

Ainda hoje, esse tipo de ferramenta de TI não é muito explorado. Entretanto, é fundamental para ajudar a identificar falhas rapidamente, agilizar correções e otimizar a análise de dados. Outra questão muito interessante sobre os softwares de monitoramento é que eles podem ajudar, além dos processos da empresa, em ações com a capacidade de impactar positivamente a experiência do cliente.

Para que servem essas ferramentas?

Você deve ter percebido que as ferramentas para gestão de empresas servem para garantir melhor desempenho e resultados nos processos da rotina organizacional. As ferramentas de TI têm diversas funcionalidades de acordo com as necessidades do negócio. Constantemente, surgem novas soluções para atender as demandas do mercado. Por esse motivo, o principal papel dos softwares e aplicações está ligado às questões apresentadas pela empresa.

Veja a seguir alguns pontos que o uso de ferramentas de TI atendem.

Tratamento de dados

A coleta e o armazenamento de informações estratégicas de forma segura são algumas das principais funcionalidades de um sistema de ERP, CRM e outras ferramentas de TI. Isso porque a informação é uma moeda muito forte, porém, precisa de alguns critérios, como segurança e análise. Assim, com as tecnologias de cloud computing e backup automático, ficou mais dinâmico o trabalho com dados em plataformas virtuais.

Organização

Um dos principais pontos de uma empresa é a coordenação de vários trabalhos em torno de um objetivo em comum. Por isso, conseguir estruturar e organizar as equipes está diretamente ligado aos resultados do negócio e até mesmo à imagem da marca no mercado. As ferramentas de TI são desenvolvidas justamente para ajudar nesse processo, criando mecanismos que permitem uma gestão individualizada de times, tarefas e cronogramas.

Agilidade nos processos

Muitas vezes, o ponto crucial para garantir o sucesso de uma gestão está ligado ao gerenciamento de tempo e aos índices de produtividade. As ferramentas de TI trouxeram um novo conceito nesse sentido, ajudando no acompanhamento mais próximo, ao mesmo tempo, com uma visão abrangente. É possível inserir lembretes a partir de starts determinados pelo próprio gestor, fazendo com que os fluxos de processos sejam ágeis.

Integração

O que acontece na linha de produção pode influenciar diretamente o marketing e as vendas, por exemplo. Uma solução atualizada em tempo real e com suporte para a integração entre os mais diversos softwares é outro ponto forte das ferramentas de TI. Assim, é possível organizar todos os dados em um só lugar, gerenciando o acesso à informação e permitindo o melhor desempenho do trabalho.

Comunicação

ERPs e outras plataformas online, e-mails e redes sociais corporativas são alguns dos exemplos de como as ferramentas de TI diversificaram e otimizaram os canais de comunicação. Isso é muito importante em suportes para o contato com o público externo, além de garantir a melhoria nas trocas de mensagens internas.

Por que adotar ferramentas de TI?

Você já deve ter percebido como a implementação de softwares e aplicações pode ser um excelente diferencial competitivo para o seu negócio. Confira os principais benefícios que sua empresa conquista com o auxílio de ferramentas de TI.

Melhora a visão

Um dos pontos fundamentais para uma gestão empresarial está na capacidade de enxergar o negócio como um todo. Além disso, também é importante conseguir ter acesso a dados relevantes, possibilitando um processo de tomadas de decisões embasado em indicadores válidos. Com as ferramentas de TI, é possível ter uma leitura mais fiel da empresa e do mercado.

Aumenta a segurança

A segurança da informação é baseada em um tripé. Por um lado, vários dados são sigilosos e não devem ser compartilhados. Entretanto, também é importante assegurar que a informação não será perdida, garantindo que ela seja usada a favor da empresa. Por fim, é importante que o acesso seja garantido a todos que estão ligados à estratégia. As ferramentas de TI, como os sistemas de gestão, vão ao encontro dos 3 aspectos apresentados, garantindo uma segurança integral dos dados.

Reduz possíveis falhas

As capacidades preditiva e analítica são estratégicas para entender o cenário. As ferramentas de TI contribuem para identificar possíveis falhas, corrigindo o curso das ações. Além disso, também é possível aproveitar oportunidades que surgirem, promovendo o crescimento e otimizando processos na empresa.

Otimiza a produtividade

Se você é capaz de ver as tarefas e entender como elas estão conectadas, então certamente terá maior possibilidade de otimizar o fluxo de processos. Além disso, com as ferramentas de gestão, os colaboradores podem focar na essência de suas atribuições, automatizando processos repetitivos e criando indicadores para monitorar e melhorar o desempenho individual e coletivo.

Ajuda a promover o relacionamento com os clientes

Para além das relações internas e com fornecedores, as ferramentas de TI também contribuem bastante para a maneira como a empresa se posiciona perante sua audiência. Funcionalidades como CRMs permitem um atendimento de qualidade e com maior eficiência, diminuindo o tempo de resposta para o consumidor.

Além disso, as informações presentes em vários softwares, como os ERPs, permitem ter insights relevantes sobre o mix de produtos e serviços, identificando também outros pontos que podem ser melhorados. Assim, a marca desenvolve maior sintonia com seu público.

Qual a importância da integração das diversas ferramentas?

Como explicamos, as opções de ferramentas de TI são muito grandes, e há uma tendência de esse leque se ampliar cada vez mais no mercado. Para garantir a maior eficiência e fluidez com o uso de tantos softwares e aplicações, uma das principais preocupações que deve ser observada é a integração entre as soluções tecnológicas usadas pela empresa.

Se o controle de estoque não é integrado com o setor de vendas, ou o histórico de contatos com o cliente fica alocado em diversas ferramentas, todos os processos acontecerão de forma mais lenta e com mais possibilidades de falhas. Assim, a integração dos diversos setores da empresa só traz vantagens em um cenário que pede tomadas de decisão e ações cada vez mais dinâmicas.

Com uma nova perspectiva das relações de trabalho, na qual os empregados são estimulados a ter uma visão muito mais colaborativa do que competitiva entre si, a integração das ferramentas de TI também entra como um ponto muito importante. Dessa forma, fica mais fácil compartilhar informações relevantes entre os colaboradores e oferecer uma experiência de qualidade para os prospects e clientes.

Quais os cuidados ao escolher essas ferramentas?

Assim como em outras contratações de serviços, existem alguns cuidados básicos que devem ser considerados, como o tempo de experiência da empresa contratada, os cases de sucesso e os depoimentos de outros clientes. Além disso, para a escolha acertada de uma ferramenta de TI, também é muito importante analisar a qualidade do suporte oferecido pela marca.

Isso porque, no caso de dificuldades com o uso da ferramenta ou mesmo surgimento de erros, você dependerá dessa equipe para solucionar as questões e voltar às atividades normais. Se possível, compare também a qualidade da interface e a usabilidade das ferramentas que você pretende adquirir. Afinal, ao contratar um software, é normal que vários membros da equipe usem a ferramenta.

Como o software Fenícia pode ajudar?

Esse é um sistema de ERP feito para atender de maneira completa as demandas da gestão empresarial. O software Fenícia não só armazena informações relevantes, mas também permite o gerenciamento do acesso aos dados. Ele também conta com soluções direcionadas ao PDV (ponto de vendas) e CRMs (gestão do relacionamento com o cliente).

É um sistema de gestão integrada completo. Entre os diversos recursos do Fenícia, você consegue, a partir de um único lugar, trabalhar a logística, as compras e a gestão de pedidos. Também é possível ter um controle do estoque (mesmo remotamente), acompanhar lote e validade dos produtos e obter um inventário.

Outra vantagem do Fenícia é a integração com as plataformas de e-commerce e marketplaces, otimizando e até automatizando vários fluxos de processos. Acompanhe as rotinas fiscais da empresa e tenha uma análise gerencial eficaz. Assim, é possível contar com as ferramentas de TI e conseguir os melhores resultados que cada uma delas pode oferecer para sua empresa.

Ter uma gestão de TI proativa torna todo o trabalho do setor de tecnologia mais eficiente. Soluções como as apresentadas neste artigo auxiliam na flexibilização de rotinas, aumentam o grau de automação de processos e diminuem os índices de erros. Na escolha de ferramentas de TI, é fundamental encontrar aquelas que atendem às demandas do seu negócio e contar com soluções que estão diretamente relacionadas com a otimização da gestão de maneira global, como é o caso do software Fenícia.

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