Quais são as principais atividades do almoxarifado?

ADMINISTRAÇÃO DO ALMOXARIFADO

O almoxarifado, trata-se do setor responsável pela gestão física dos estoques, com exceção dos produtos em processo, e tem a função de guardar, preservar, receber e expedir materiais, de acordo com determinadas regras e métodos de armazenagem, para atender a produção e os materiais entregues pelos fornecedores. 

Almoxarifado é o local destinado à fiel guarda e conservação de materiais, em recinto coberto ou não, adequado à sua natureza, tendo a função de destinar espaços em que permanecerá cada item aguardando a necessidade de uso.

O almoxarifado guarda os materiais de consumo interno necessário ao cotidiano da organização. Nele existem espaços onde permanecerá cada item aguardando a necessidade do seu uso, ficando sua localização e disposição interna condicionada a política de estoque da empresa. O almoxarifado tem como foco principal evitar divergências e perdas de qualquer natureza. Dentro desse entendimento. 

A atividade do almoxarifado visa garantir a fiel guarda dos materiais confiados pela empresa, objetivando sua preservação e integridade até o consumo final.

O responsável pela retirada do estoque deve estar determinado com perceptibilidade e somente pessoas com autorização poderão exercer essa função, se resguardando contra furtos e desperdícios. A eficiência do almoxarifado depende fundamentalmente da redução das distâncias internas percorridas pela carga, do aumento do tamanho médio das unidades armazenadas e da melhor utilização de sua capacidade volumétrica.

São atividades básicas de um almoxarifado: - receber e conferir quantitativamente e qualitativamente os produtos adquiridos pela empresa; - armazenar os produtos de acordo com as normas e políticas de armazenagem, para evitar perda e danos no material estocado até sua distribuição; 

- distribuir os materiais estocados de acordo com as requisições e necessidades devidamente autorizados pelos gestores da empresa.

As atividades exercidas no almoxarifado de recebimento, armazenamento e distribuição devem acompanhar os processos operacionais da empresa para que a rotina de trabalho seja executada de maneira eficiente.

Apresento alguns modelos de almoxarifados:

- Os almoxarifados existentes nas indústrias escoam materiais de uso geral para a manutenção e operacionalização das fábricas. Os materiais produtivos devem ficar separados dos materiais não produtivos.

- Os almoxarifados itinerantes utilizados nos canteiros de obras estocam os materiais que serão utilizados durante o período de construção da obra, portanto neste caso não existem estoques de itens de uso permanente; durante a obra entram novos materiais e saem outros que não serão mais utilizados. 

- Nas empresas que prestam serviço de assistência técnica os materiais de reposição devem ser disponibilizados o mais rápido possível; a movimentação do estoque deve ter um giro muito rápido e sua reposição deve ser feita na mesma velocidade. 

- Nas empresas que trabalham com projetos, a aquisição e o movimento dos materiais no estoque devem priorizar o planejamento da produção para que a alimentação da fábrica não sofra interrupções no seu processo produtivo. 

De acordo com a atividade desenvolvida pela empresa, deve-se implantar um sistema de atendimento do almoxarifado voltado ao mais rápido giro do estoque e a sua movimentação deve atender às necessidades da produção o mais rápido possível. Importante frisar que a alocação dos materiais no estoque deve ser orientada para que os itens com maior giro de entregas fiquem o mais próximo possível da área de entrega. 

O espaço físico do almoxarifado para o armazenamento dos itens deve ser proporcional ao uso dos porta-paletes, dos equipamentos de movimentação dos materiais e das ruas para movimentação de pessoas e equipamentos. Além disso, as embalagens devem ser padronizadas para cada setor da empresa e, se possível, com a identificação visual para facilitar sua estocagem, movimentação e controle do estoque, tendo em mente que quanto menos tipos de embalagem existirem, mais facilmente pode-se controlar, guardar e movimentá-las.

“Para cumprir sua finalidade, o almoxarifado deve ter instalações adequadas,bem como recursos de movimentação e distribuição suficientes a um atendimento rápido e eficiente” 

São as principais atribuições do almoxarife:

- receber para guarda e proteção os materiais adquiridos pela empresa;

- entregar os materiais mediante requisições autorizadas aos usuários da

empresa;

- expedir os materiais para terceiros conforme solicitação documentada;

- manter atualizados os registros do sistema;

- manter a acuracidade dos estoques;

- manter a limpeza e a arrumação de todo o ambiente;

- controlar os estoques, dando as baixas e entradas no sistema o mais rápido possível; o ideal é que as entradas e saídas de materiais no estoque sejam realizadas em, no máximo, duas horas.

O controle dos estoques depende de um sistema eficiente, o qual deve

fornecer, a qualquer momento, as quantidades disponíveis, onde estão localizadas,

as compras em processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas 

Importante salientar que a administração de um almoxarifado requer uma

conduta transparente dos que ali trabalham, pois é o local de guarda de materiais

que representam grandes quantias em valor, portanto é a administração de um

patrimônio da empresa.

“O gestor de um almoxarifado deve zelar pela qualidade dos materiais sob

sua guarda e pela acuracidade do estoque existente” 

O patrimônio armazenado no almoxarifado será utilizado para o

funcionamento adequado da empresa, na transformação de produtos e vendas, gerando lucros e crescimento. Por isso, é muito importante para a administração de

um almoxarifado que os funcionários conheçam e saibam preencher os formulários e

as planilhas utilizadas nesse setor e também as recebidas de outros departamentos

e que sejam reconhecidas e válidas para a retirada e/ou entrada de materiais no estoque.

O almoxarife é o responsável por toda atividade administrativa do

almoxarifado, desde a conferência de uma nota fiscal com o pedido de compras, a

guarda do estoque físico e das informações representadas no sistema de gestão do

almoxarifado, as entradas e saídas dos materiais, arrumação e segurança das

pessoas que ali trabalham e, sobretudo, pela garantia das acuracidades dos dados

registrados no sistema. Dentro de um almoxarifado o profissional deve zelar pelas

movimentações de materiais, pelo seu inventário, analisar os indicadores de controle

de sua gestão e manter o controle orçamentário dentro do autorizado.

Técnico em Administração pelo curso CEVIW. Formado em Logística Integrada - Suprimentos,

Distribuição e Supply Chain, Gestão de Estoques e Armazenagem pelo SEST SENAT.

Quais atividades de um almoxarifado?

Quais são as tarefas e desafios no dia a dia do Almoxarife?

Quais são os principais tipos de almoxarifado?