Qual é a importância da documentação do sistema de gestão da qualidade?

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Qual é a importância da documentação do sistema de gestão da qualidade?

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Mercado e Vendas | QUALIDADE

Documentação bem elaborada ajuda a aplicar qualidade nas empresas

Conhecimento que dê vantagem competitiva ou faça parte do capital intelectual da organização deve ser registrado para facilitar a gestão das informações.

· 04/12/2013 · Atualizado em 03/06/2014

Em um Sistema de Gestão da Qualidade, os processos terceirizados que afetam a conformidade do produto ou serviço também precisam ser controlados pela empresa. Quanto às auditorias, cabe ao auditor estudar a organização da empresa, os processos e a inter-relação entre eles.

Requisitos de documentação

Generalidades

A documentação do Sistema de Gestão da Qualidade da empresa inclui a política e os objetivos da qualidade documentados, o manual da qualidade, os procedimentos documentados requeridos pela norma ISO e os registros.

Sempre que possível, as atividades devem estar documentadas em um manual, em procedimentos ou instruções e representar como o trabalho é planejado e realizado.

O detalhamento dos procedimentos e das instruções depende dos métodos usados, das habilidades necessárias e do treinamento realizado. Porém, deve-se evitar o detalhamento excessivo.

A NBR ISO 9000:2005 ressalta que a documentação agrega valor à empresa, principalmente no que diz respeito à manutenção e à proteção do capital intelectual. Os conhecimentos críticos necessários à perpetuação do negócio e à manutenção do diferencial competitivo devem ser registrados.

Os documentos significam qualquer mídia com descrições de atividades que influam na qualidade, como documentos em papel, arquivos em computador, CD-ROM, vídeos, fitas de áudio etc.

O objetivo básico da documentação é dar à empresa e aos clientes uma garantia de que o trabalho estará sempre sob controle. No trabalho de auditoria, o auditor responsável deve verificar se a documentação do Sistema de Gestão da Qualidade da empresa cobre todos os processos. Ela deve especificar como o trabalho é realizado.

Qualidade

Manual da Qualidade

O Manual de Qualidade deve conter todas as atividades que compõem o Sistema de Gestão da Qualidade, assim como os processos da empresa e a interação entre eles.

Para facilitar o trabalho, convém elaborar uma tabela que aponte as relações entre os requisitos da norma e os processos. Os requisitos da NBR ISO 9001:2000 também devem ser incluídos no manual.

Em regra, o manual deve ser resumido e suficientemente desenvolvido para demonstrar o Sistema de Gestão da Qualidade, a cultura e a imagem da qualidade da empresa.

Caso alguma norma não seja aplicável às atividades da empresa, a situação deve ser detalhada e justificada no Manual da Qualidade.

Na auditoria, aplica-se uma lista de verificação para avaliar a adequação do Manual da Qualidade da empresa.

Documentos

Controle de documentos

O controle de documentos é um dos requisitos que precisam ser documentados. A ISO 9000 sugere que possíveis alterações de documentos sejam controladas, mas não diz como isso deve ser feito. O mesmo vale para os métodos mais simples e práticos possíveis.

O controle assegura que:

  • Os documentos sejam aprovados antes de sua emissão;
  • Os documentos sejam analisados criticamente e atualizados, quando necessário, e reaprovados;
  • As pessoas tenham acesso às versões corretas e atualizadas;
  • Os documentos estejam disponíveis nos locais corretos;
  • Documentos obsoletos sejam removidos dos locais de uso e, quando retidos, sejam adequadamente identificados;
  • As alterações de documentos sejam analisadas criticamente e aprovadas antes de implementadas;
  • Documentos de origem externa sejam identificados e tenham distribuição controlada.

Para manter os documentos sob controle, é importante que eles sejam identificados por um título, estágio de revisão e com uma assinatura autorizada quando oficialmente liberados. Os documentos devem conter ainda uma explicação sobre o propósito e a definição de sua aplicação. Neles estão registrados os responsáveis pelas atividades.

No processo de auditoria, o responsável deve fazer um levantamento de todos os documentos distribuídos pela empresa, observando análises críticas e aprovação, bem como a situação de revisão e distribuição. Qualquer alteração em documentos ou em notas manuscritas deve ser analisada.

Registros

Controle de registros

A empresa precisa registrar que os controles requeridos foram aplicados e os requisitos do cliente foram atendidos.

Os registros são identificados em função de necessidades legais, requisitos presentes na própria ISO 9000 e necessidades internas da empresa de informações para avaliar as tendências de seus processos.

A elaboração de tabelas com as informações sobre os registros, como frequência de coleta, local de arquivamento etc. é recomendável. A aplicação do controle de registros independe do tamanho da empresa.

Os registros da qualidade devem ser avaliados durante o processo de auditoria, especialmente por meio do cruzamento de informações.


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O que é paid media

Paid media ou mídia paga diz respeito às campanhas promocionais e de divulgação realizadas por meio de pagamento. No ambiente off-line, os outdoors são exemplos de paid media. Já no on-line, os links patrocinados, banners e anúncios nas redes sociais também são formas de mídia paga.  Paid media é diferente de owned media (mídia própria) e de earned media (mídia ganha). Owned media são os canais próprios, como site e blog. Earned media são os canais que geram tráfego orgânico para sua loja on-line ou site, quando um influenciador ou consumidores indicam a sua marca nas redes sociais ou outras plataformas, por exemplo. A paid media pode ser utilizada de acordo com o seu objetivo. Suas vantagens são:  Gera tráfego: com paid media você amplia o seu alcance e tem resultados mais rápidos. Se o seu objetivo é gerar visitantes para o seu site, que você acabou de lançar, por exemplo, o paid media é uma excelente estratégia.  Reforço no branding: a mídia paga serve como uma plataforma de posicionamento no mercado e é uma forma de reforçar o branding. Isso porque ela aumenta a visibilidade e o alcance da marca.  Investimento é flexível: você define o valor do seu orçamento na mídia paga. Pequenas empresas, com poucos recursos, conseguem investir em paid media on-line sem dificuldades. Ao contrário da mídia tradicional, que exigiria valores altos para as empresas anunciarem na televisão, por exemplo.  Possibilita a segmentação de público: você consegue segmentar suas campanhas em mídia paga. Se você deseja anunciar para mulheres em determinada faixa etária ou de uma localidade específica, as plataformas possibilitam essa segmentação. O que torna o anúncio mais assertivo.  No marketing digital, a paid media pode ser realizada de diferentes formas, como:  Social ads  É o formato de mídia paga para redes sociais. Com ele, você pode optar por pagar sua campanha de acordo com os cliques, duração ou a quantidade de pessoas impactadas. O Facebook Ads é um exemplo de plataforma de mídia paga para redes sociais.  Search ads  Os anúncios, nesse caso, são apresentados ao internauta de acordo com a busca feita no Google. As palavras-chave são fundamentais nesse tipo de campanha. Além da página de busca, o Google Ads mostra os anúncios na sua rede display.   Remarketing  Quando você apresenta anúncios para pessoas que tiveram contato com sua loja on-line, mas não efetivaram a compra, por exemplo, você faz remarketing. O objetivo é dialogar com o cliente, continuar a relação para que ele retome a compra ou volte ao seu site. As plataformas de anúncios possuem ferramentas próprias para definir campanhas no formato de remarketing. O Pixel do Facebook é um exemplo de remarketing. Ele registra quando uma pessoa acessa o seu site ou loja virtual, ou seja, quando é impactada de alguma forma pela mídia paga.  É possível utilizar a paid media junto com owned media ou earned media. Uma estratégia não exclui a outra. O importante é a definição do seu objetivo. Cada uma poderá ser utilizada no momento apropriado para que você alcance resultados mais eficientes.  Para saber mais, leia os textos a seguir: Tráfego patrocinado pode turbinar suas vendas Trafego pago: guia de marketing digital

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Artigo / Mercado e Vendas

Entenda o que é owned media

Owned media ou mídia própria, como o nome já diz, é todo canal que a empresa detém. Site, blog e perfis nas redes sociais, por exemplo. É quando você não precisa pagar para divulgar seu produto ou serviço.  O objetivo do owned media é criar relação e conexão a longo prazo com o potencial cliente, além de conquistá-lo de forma orgânica. Um dos benefícios é que você tem controle sobre os seus canais, o que gera economia e longevidade.  Além disso, você ganha versatilidade, podendo produzir o conteúdo que faça sentido para o seu negócio e cliente. O resultado é outra vantagem: a construção de um público de nicho, que visita seus canais por estar interessado no seu conteúdo, produto ou serviço. Mas, o owned media também traz alguns desafios. Um deles é a demora para escalar. Você não terá resultados imediatos ou de curto prazo, como quando faz uma campanha de anúncios nas redes sociais, por exemplo.  Além disso, não há garantias, e você deve seguir se esforçando e produzindo conteúdo relevante e de qualidade. Por fim, algumas vezes, a comunicação da própria empresa pode não gerar confiança no potencial cliente. É preciso dedicação e profissionalismo. Para você utilizar de maneira eficiente o owned media, listamos três boas-práticas que você deve seguir. Confira! Boas-práticas Conheça sua persona e estude os canais em que ela está presente Entendendo quem é o seu potencial cliente, você também compreende suas dores e interesses, o que facilita na hora da produção de conteúdo relevante para ele. Sua comunicação passa a ser mais assertiva e eficiente.  Você também precisa estar presente onde o seu público está. De nada adianta ter um conteúdo de qualidade em um ambiente onde nenhum interessado terá acesso. Para gerar tráfego, você precisa estar nos locais certos, que são onde sua persona está.  Produza conteúdo de alto valor com foco no relacionamento Conteúdo de alto valor é aquele que soluciona um problema ou uma dor do seu potencial cliente. É quando você mostra que tem a solução e que pode contribuir de alguma forma com ele.  Mesmo quando você produz um conteúdo de dicas nas redes sociais, por exemplo, é preciso ter estratégia e atender ao interesse do seu público. É um conteúdo mais leve, mas deve agregar valor e gerar mais conexão com o seu potencial cliente.  3. Monitore seus resultados Com controle total sobre seus canais, fica mais tranquilo medir sua performance. Você pode utilizar plataformas, como Google Analytics e RD Station Marketing, além dos relatórios e insights das redes sociais. É importante analisar algumas métricas, como: Aumento de tráfego do seu site ou blog; Crescimento de tráfego por formato de conteúdo; Leads que cada tipo de conteúdo gera; Engajamento nas redes sociais, como curtidas, compartilhamentos e comentários. Conhecer seu potencial cliente, estudar os canais disponíveis e em quais ele está presente, produzir conteúdo de qualidade e relevante e monitorar constantemente seus resultados é o caminho ideal para quem quer ter resultado com o owned media. Parecem ações simples, mas demandam esforço, dedicação e paciência para colher os frutos no longo prazo.  Para saber mais, leia os textos a seguir: Como fortalecer sua presença em diferentes canais digitais Dicas e estratégias para vendas multicanais

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Artigo / Mercado e Vendas

Earned media: como conseguir mídia espontânea para sua empresa

Earned media ou mídia ganha é um conceito essencial para o planejamento de marketing digital. Isso porque refere-se a toda exposição orgânica de uma marca. Ou seja, são canais, mídias ou plataformas que não são próprios da sua empresa, mas que você consegue influenciá-las e ser indicado, sem precisar pagar por isso.  Além do earned media, é possível ter owned media ou mídia própria, como site, loja on-line ou blog. E a paid media ou mídia paga, que são as campanhas de anúncios, sejam eles tradicionais em rádio e TV ou nas redes sociais.  Earned media é feito por outros canais de comunicação, como a imprensa, seus clientes e as comunidades virtuais, por exemplo. Mas, para que eles falem sobre o seu negócio ou produto, é preciso planejamento e estratégia.  Uma empresa deve considerar o earned media porque ele gera tráfego orgânico sem altos investimentos. É a indicação boca a boca que, muitas vezes, é mais eficiente do que outras formas de divulgação.  Boas-práticas Você desenvolve earned media quando, por exemplo, influenciadores ou pessoas comuns recomendam sua marca ou produto. Eles produzem conteúdo espontaneamente, seja porque gostaram do seu atendimento, produto ou serviço. Mas, eles precisam conhecer o seu negócio, antes de tudo. E aí entra a estratégia.  Outro exemplo de earned media é quando você consegue espaço nos canais de mídia tradicionais, como jornais, rádios ou televisão. Ocorre por meio de entrevistas ou participações em eventos, reportagens ou programas. Assim, você ganha autoridade e faz networking. Nesse caso, o trabalho pode ser feito por meio de uma assessoria de imprensa, que faz com que o seu negócio ganhe relevância e autoridade para ser incluído na mídia tradicional. Avaliações em sites como Trip Advisor, Mercado Livre, Google Meu Negócio (Perfil de Empresa) também são boas oportunidades para você criar sua reputação e fortalecer sua presença on-line. Nessas plataformas, as pessoas realizam avaliações espontâneas, que são vistas por outros consumidores e que influenciam a decisão de compra em muitos casos.  Para conseguir tudo isso, o ideal é que o empreendedor crie conteúdo autêntico e de alto valor para o cliente, respondendo suas dúvidas e dores. Para facilitar o compartilhamento do seu conteúdo, produza formatos de qualidade e atrativos, como vídeos, que têm alto poder de compartilhamento. Você também pode inserir um call to action (CTA) no final dos seus posts ou texto no blog, orientando e incentivando seu público a comentar e compartilhar aquele conteúdo. Lembre-se de colocar botões de compartilhamento via e-mail, redes sociais, WhatsApp visíveis e próximos das suas publicações.  Além disso, tenha como preocupação oferecer uma experiência de compra única e otimizada. O atendimento, inclusive no pós-venda, pode ser fator determinante para a sua estratégia de earned media. Conquistando e fidelizando seus clientes, você também está ganhando promotores da sua marca. Em tempos de internet e redes sociais, a recomendação de outros consumidores, sem dúvida, faz diferença nas vendas.  Para saber mais, leia os textos a seguir: Confira 4 dicas para usar o conteúdo do seu cliente nas mídias sociais A importância da assessoria de imprensa para micro e pequenas empresas

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