Quais são os grupos de processos em um projeto?

O que são Processos ?  

     Projetos são compostos de processos;

    Um processo é uma seqüência repetitiva de operações, com o objetivo de produzir resultados padronizados;

     Os processos de um projeto são realizados por pessoas e geralmente caem de duas categorias: Processos de Gerência de Projeto e Processos Orientados a Produto.

Tipos de Processos  

     Processos de Gerência de Projeto: preocupados em descrever e organizar o trabalho do projeto;

     Processos Orientados a Produto: preocupados com a especificação e criação do produto. Tipicamente definidos pelo ciclo de vida do produto e variando de acordo com a área de aplicação.

Grupos de Processos de Gerência de Projetos

Iniciação: Reconhecimento de que uma fase de projeto deve ser iniciada e compromisso de iniciar;

Planejamento: criação e manutenção do plano de trabalho;

Execução: Coordenação de recursos de forma a executar o plano de trabalho;

Controle: Garantia de que os objetivos do projeto estão sendo atingidos;

Fechamento: Formalização do fim do projeto, registro e aceitação.

Overlap dos Grupos de Processos

Relacionamento entre Processos

Os grupos de processos estão ligados através dos resultados que produzem. As saídas de um processo são a entradas para outro processo;

 Focando nestas ligações, podemos descrever cada processo em termos de suas:

      Entradas: documentos ou ítens documentáveis que sofrerão algum tipo de ação no processo.

      Técnicas e Ferramentas: mecanismos aplicados as entradas responsáveis pela geração das saídas;

      Saídas: documentos ou ítens documentáveis que são o resultado do processo.

Resolvendo Problemas Comuns em Projetos

A ciência Gerencia de Projetos nos permite: 

·         a criação de complexos cronogramas;

·         cálculo de budget;

·         previsão de utilização de recursos;

·         medição de performance;

·         a estimativa da probabilidade de riscos acontecerem;

·         o uso de modernos softwares de  controle e gestão;

NÃO GARANTEM O SUCESSO DO PROJETO !

Exemplos de Problemas Comuns do Cotidiano

Responsabilidade além da sua Autoridade;

É quando o Gerente de Projeto se encontra em uma situação de depender de profissionais que não estão sob sua gerência direta e nem sob a gerência do sponsor do projeto. Como transformar-los em um time que corresponda, entusiasmado pelo projeto e confiável ?

Sugestões:  

 Project Charter: peça ao sponsor do projeto que publique um charter para todos os stakeholders envolvidos, com bastante ênfase na autoridade do Gerente de Projeto;

 SOW: Explique para a equipe a razão por trás do projeto. Faça com que tenham o background suficiente para entender a importância do projeto na organização;

 Sponsor: desenvolva uma forte relação com o sponsor do projeto. Mantenha-o informado. Sua ação pode vir a ser necessária;

WP (deliverables) pequenos com critérios de aceitação bem descritos: sempre envolvendo o time na confecção da WBS e estimativas. Faça-os perceber sua particular importância para o projeto;

 Diagrama de Rede: mostre a cada um deles como eles se encaixam no projeto. Se tiverem atividades com folga,  deixe que eles administrem seu tempo;

 Plano de Comunicação: faça com que o time participe ao máximo da elaboração.

Salvador da Pátria;

O projeto foi um completo desastre. O cronograma está atrasado, o orçamento está estourado, cliente insatisfeito, tremenda pressão interna e... o último Gerente de Projeto foi demitido em função dos resultados do projeto até agora. Você foi designado o novo Gerente para este projeto. O que fazer ?

Sugestões:  

 Análise Financeira: faça uma criteriosa análise financeira do projeto. Uma nova decisão go/no go pode partir daí. No mínimo você saberá onde está entrando;

 SOW: Comece pelo começo. Quais os objetivos do projeto ? Priorize o que falta do escopo e clarifique as penalidades em caso de datas perdidas ou gastos acima do esperado;

 Time de Projeto: ouça com atenção ao que seu time tem a dizer a respeito da situação. Alternativas podem surgir;

Novo Cronograma:

–         usando a WBS, refaça a análise do caminho crítico e chegue na melhor hipótese de cronograma assumindo recursos infinitos;

–         Isso dará com certeza o menor tempo possível de terminar o projeto;

–         Negocie mais tempo, e/ou mais recursos e/ou menor escopo;

–         Não ceda a pressão de mostrar um novo cronograma até estar 100% seguro;

–         Seja firme;

–        Earned Value: use o AC até agora para gerar estimativas realistas (EAC=AC + ETC, neste caso) e inclua o time nessas estimativas;

–         Reuniões de Status:  reuniões frequentes focadas no término de atividades pequenas o manterão informado do progresso. Celebre pequenos sucessos;

–         Time de Projeto: tenha calma. Não esqueça que você estará lidando com um time possivelmente cansado e  desmotivado em função dos resultados até agora.

–         

Estimativas Impossíveis;

Você foi designado para um projeto com tarefas muito difíceis ou quase impossíveis de serem estimadas. Isso faz com que você fique relutante em divulgar um cronograma detalhado, porque sempre acontece alguma coisa que aumenta suas estimativas em 30 ou 40%. Como proceder ?

Sugestões:  

 Estimativa por Fases: em outras palavras, não vá além do que seu horizonte pode ver neste momento. Considere uma variância em suas estimativas; 

 Tarefas pequenas com critérios de aceitação bem descritos: decompondo o máximo possível a WBS, você pode isolar as tarefas com menor previsibilidade. Elas continuam imprevisíveis, mas é possível trabalhar em um plano de riscos específico para diminuir os fatores que aumentam a estimativa;

Dados históricos:  se você não tem informações passadas, pode estar aí a causa da falta de acuracidade de seus dados hoje. Pesquise se existem riscos em comum com projetos passados;

 Reserva Gerencial: se você vem pegando consistentemente projetos com baixa previsibilidade, considere um “management reserve” em seu schedule e/ou budget.

“Time to Market”;

A velocidade é um dos fatores de diferenciação mais importantes hoje em dia. Você é obrigado a ter um tempo de desenvolvimento de produto 20% menor, com máxima funcionalidade, passando pelas fases de: análise de requerimentos, design, e implementação. Como sobreviver a isso ?

Sugestões:  

 SOW: performance rápida demanda uma base sólida;

 Fases distintas: já que você vai trabalhar todo o ciclo de vida de desenvolvimento, não tem sentido gerar um cronograma detalhado até o final. Trabalhe por fases (phase exits);

 Plano de Projeto: construa um plano de projeto por fase. Todos eles com planos de qualidade baseados na máxima “Do it right the first time”. 

A Famosa Delegação de Poderes;

Você é um Gerente moderno, que gosta de delegar poderes ao seus membros do time. Isso não somente libera você dos detalhes em grandes projetos, mas também gera oportunidade de crescimento para o staff junior através de empowerment.  Mas como saber se eles suportam a responsabilidade ?   Você é o responsável final....

Sugestões:  

 Critérios de Término bem definidos: defina claramente os resultados esperados. Não é como, é o que;

 Plano de Projeto: trate cada responsabilidade passada como um projeto. Peça a WBS, projeção de cronograma, etc.;

 Reuniões de Status: dê uma chance a cada um de dirigir uma reunião de status. Isso permite a você não somente monitorar o andamento, mas também dar-lhes coaching em seu desenvolvimento.    

Quando o Cliente atrasa o Projeto;

Você e seu time estão tendo uma performance excelente, baseada em um sólido plano de projeto. Porém, neste ponto, o Cliente começa a atrasar o projeto. Como manter o cronograma, se é o próprio Cliente quem está causando o problema ?

Sugestões:  

 Diagrama de Rede: analise as atividades que independem do comprometimento do Cliente e siga com elas. Mostre para o Cliente o quanto ele está impactando o projeto. Registre;

 Gerência de Mudança: determine o impacto em custo, tempo e qualidade do atraso. Mesmo que o Cliente não esteja no caminho crítico. Entenda o impacto e registre. Inclua um WP chamado “atraso devido a _____”  e apresente ao Cliente.

O Sonho que virou Pesadelo;

Foram passados a você objetivos de prazo e custo impossíveis de serem atingidos. Um verdadeiro sonho de sua gerência superior. Você tenta explicar isso para o corpo executivo, mas eles contra-atacam com o discurso:
“vamos lá, você tem que ser mais positivo...”. Como lidar com esta situação ?

Sugestões:  

 Plano de Projeto: desenvolva pelo menos 3 opções que podem ser seguidas. Conheça os tradeoffs no detalhe. Recomende a melhor;

 Relatórios de Status: não desista de provar o seu ponto. Se você acha que é impossível, atualize os stakeholders com sua análise a cada relatório/reunião. Pode ser que não se convençam da 1a vez, mas com o tempo e com evidências, a tendência é concordarem.

Sem Tempo para Planejar;

Você acharia ótimo criar um plano detalhado de projeto,  estimar cuidadosamente custos, tempo, recursos. Tudo muito bom na teoria. Na prática, você não tem tempo para planejar nada ou quase nada por questões de tempo. Os projetos são rápidos e de alta intensidade. Como agir ?

Sugestão:  

 Se organize: ao invés de se desculpar por não ter tempo de planejar, lembre-se que o uso sistemático de técnicas e métodos de gerenciamento vão aumentar sua habilidade de responder rapidamente a qualquer situação. Não apague incêndios ! Isso não é bom de nenhum ponto de vista !

Energizando o Time.

Você sabe que um time entusiasmado e coeso é mais produtivo e mais divertido de se trabalhar. Você simplesmente aguarda que isso aconteça ou trabalha para garantir um time energizado ? 

Sugestão:  

 TEAL: tente organizar um evento como este para a equipe de projeto, incluindo a equipe do Cliente;

 Plano de Projeto: permita e incentive a participação dos membros do time na confecção do plano de projeto e seus capítulos;

 Reuniões: participe e promova reuniões extra-projeto para aumentar a sinergia.

Quais são os grupos de processos?

Quantos são os processos e quantos são os grupos de processos?

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Quais os grupos de processos que fazem parte do ciclo de vida do projeto?