Qual a ferramenta administrativa utilizada para análise da causa do problema?

(Clique no player para o ouvir a narração do nosso post sobre Análise de causa raiz! Deixe nos comentários o que achou.)

A gestão de resultados tem se tornado uma ferramenta cada vez mais poderosa para alinhamento das equipes em torno de um objetivo comum.

Deixar claro os fins e, principalmente, os meios para o atingimento dos resultados é primordial para manter a equipe coesa e integrada.

Existem, no entanto, ferramentas que tornam este processo de análise de causa raiz ainda mais poderoso, permitindo maior visibilidade e clareza no acompanhamento de metas e indicadores.

Uma dessas ferramentas é a Diagrama de Ishikawa! A Siteware preparou uma ferramenta 100% gratuita para você utilizar essa metodologia:

• Baixe agora a ferramenta exclusiva e personalizável de Diagrama de Ishikawa que a Siteware preparou para você e solucione os problemas da sua empresa. Clique aqui!

Nesta postagem, selecionamos algumas ferramentas de análise de problemas, diagramas de decisão e outras formas de se fazer a análise de causa raiz.

Leia atentamente e você verá que ferramentas de resolução de problemas conhecidas, como o método de investigação 5 porquês, o gráfico de Ishikawa (“espinha de peixe” da qualidade ou análise de causa e efeito), e a análise de Pareto, entre outros conceitos semelhantes, são excelentes formas de como descobrir a causa raiz do problema.

Introdução a Análise de Causa Raiz

Muitas dessas ferramentas de análise de problemas advém do conceito de Gestão da Qualidade, que surgiu para garantir qualidade e padrão de processos fabris.

Para isso, foram criadas uma série de ferramentas de análise de causa raiz e métodos para assegurar que a fabricação dos produtos mantivesse o padrão de qualidade percebido pelo mercado.

A análise de causa raiz é um conjunto de metodologias, das quais tem como base o conceito de melhoria contínua. Assim, é possível identificar as causas de um problema e resolvê-los em tempo hábil. 

Este conjunto de atividades é resumido pela sigla PDCA (acrônimo do inglês para Plan, Do, Check, Act).

• Dentro do STRATWs One, software desenvolvido pela Siteware, é possível usar diversas ferramentas de análise da causa raiz, como Análise de Pareto e Diagrama de Ishikawa. Saiba mais →

A evolução dessas ferramentas de análise de problemas fez com que cada vez mais elas deixassem as plantas e fábricas para chegar aos escritórios da administração, integrando o grupo das ferramentas de gestão mais utilizadas.

Conceitos e ferramentas de análise de causa e efeito ou de análise de causa raiz dos problemas, por exemplo, antes utilizados apenas nas linhas de produção, passaram a ocupar a rotina dos gestores em todas as áreas da empresa.

A abordagem prática e focada na solução de problemas permitiu que a adoção destas metodologias trouxesse grande benefício para a alta gestão, especialmente por conta da sua objetividade e facilidade de acompanhamento, principalmente se combinadas com ferramentas de tomada de decisão.

Em termos práticos, o processo de Análise de Causa Raiz pode ser definido, em um âmbito geral, como:

• definir o problema;
• identificar as possíveis causas;
• verificar as reais causas;
• propor uma solução para o problema;
• implantar a solução;
• analisar os resultados.

Utilize nosso template gratuito dos 5 porquês para eliminar problemas de forma eficaz!

No âmbito da alta gestão, as análises de causas e efeitos  são geralmente aplicadas aos desvios das metas, para identificação dos fatores principais que levaram ao insucesso daquele período.

Dessa forma, ao tratar as causas do desvio, os gestores tentam manter a meta próxima do valor a ser atingido e, portanto, alinhada com as expectativas da companhia. Assim, a metodologia pode ajudar na otimização dos processos e melhores resultados.

Existem diversas ferramentas de Análise de Causa Raiz do problema, porém, cada uma com suas particularidades.

Cabe a cada equipe definir qual ou quais as melhores ferramentas de análise de problemas a serem aplicadas dentro de suas respectivas realidades.

Ao final da aplicação de qualquer uma dessas ferramentas, é importante analisar se ela resolveu o problema. Assim, é possível replicar o processo em diferentes situações.

Aqui iremos nos aprofundar em 3 principais maneiras de como fazer análise de causa raiz:

1. Diagrama de Pareto;
2. Metodologia de investigação espinha de peixe – Gráfico de Ishikawa;
3. Método de investigação 5 Porquês.

1- Diagrama de Pareto

O Diagrama de Pareto é um exemplo prático de uma ferramenta que permite identificar e selecionar itens que são responsáveis por causar um grande efeito na melhoria dos processos, seguindo a relação:

80% dos resultados são causados por 20% dos fatores.

Esse é o conceito da análise de Pareto: 80/20

Sob uma ótica de método para identificar problemas, pode-se afirmar então que 80% dos problemas podem ser resolvidos com o tratamento de 20% das causas.

Sendo assim, para a criação de um Diagrama de Pareto devemos:

1. Identificar uma meta que não foi atingida em determinado período;
2. Levantar os possíveis problemas que ocasionaram o desvio da meta;
3. Atribuir a frequência com que aparecem ou o grau de relevância;
4. Ordenar os dados de maneira decrescente de acordo com a frequência|importância;
5. Calcular a porcentagem referente a cada item, e criar uma nova coluna com o percentual acumulado da série;
6. Criar um gráfico onde as colunas representam a frequência e a linha é referente a porcentagem acumulada;
7. Selecionar os problemas que, com os percentuais somados, representem 80% dos fatores.

Você pode saber mais sobre essa metodologia causa raiz, lendo os seguintes posts de nosso blog:

• Como fazer diagrama de Pareto e aplicar em seu negócio
• Entenda tudo sobre a análise de Pareto

E se quiser ainda mais facilidade ao executar essa metodologia para análise de problemas e tomada de decisão, baixe nossa ferramenta: Quero Baixar a Planilha Automatizada da Análise de Pareto

2- Diagrama de Ishikawa

O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito ou Diagrama Espinha de Peixe, é uma ferramenta gráfica utilizada para mapear-se as causas raiz do problema.

Devido a sua forma em hierarquia, ela permite agrupar e visualizar várias causas que são consideradas como a origem de um problema ou de uma oportunidade de melhoria que se deseja alcançar, além de seus efeitos sobre o problema ou resultado.

Na sua estrutura de análise de causa e efeito para identificar causa raiz do problema, a construção do Diagrama de Ishikawa segue as seguintes etapas:

1. Determinar o problema a ser analisado;
2. Levantar informações referentes ao problema;
3. Realizar, junto a equipe, um brainstorming do problema, elencando possíveis causas, tanto primárias como secundárias;
4. Identificar as causas mais pertinentes ao problema e agrupá-los de acordo com os 6M’s;
5. Propor soluções para as causas levantadas, sempre deixando uma pessoa responsável por implementar a solução.

Veja uma análise de causa raiz com este exemplo de como fazer diagrama de Ishikawa:

Outro detalhe importante de como fazer análise de causa raiz usando o diagrama de Ishikawa, é empregar como método para identificar problemas as 6 categorias definidas por Ishikawa, conhecidas como 6M:

• Método: como a maneira como o trabalho é realizado afeta o problema?
• Máquina: como os equipamentos utilizados no processo influenciam o problema?
• Medida: como as métricas utilizadas para medir o desenvolvimento da atividade influenciam o problema?
• Meio ambiente: como o meio em que a atividade está sendo desenvolvida influencia o problema?
• Material: como a qualidade e o tipo dos materiais utilizados influenciam o problema?
• Mão de obra: como as pessoas envolvidas na atividade influenciam o problema?

Lembre-se: essas são apenas algumas das possibilidades de categorias a serem analisadas com ajuda do gráfico de Ishikawa.

Ao usar a metodologia de investigação espinha de peixe na busca de qualidade nos processos, você deve definir seus próprios conceitos, baseados nas especificidades do seu negócio. Nesta metodologia, o problema é uma forma de identificar processos não otimizados e estabelecer uma rotina de melhoria contínua na empresa.

Se você quer saber mais sobre como usar o diagrama de Ishikawa na investigação de causa raiz, assista a este vídeo exclusivo da Siteware:

Saiba mais sobre esta ferramenta de análise de causa raiz neste post de nosso blog: O que é e como fazer um diagrama de Ishikawa?

3- Método de investigação 5 Porquês

A ferramenta da qualidade 5 porquês é a mais simples das apresentadas, mas não menos eficiente.

Ela parte do princípio do aprofundamento em torno de uma questão, tentando extrair a causa raiz do problema mais profunda.

É muito usada quando se deseja melhorar a qualidade das entregas de um negócio e proceder a melhoria contínua dos processos.

Foi criada por Taiichi Ohno, nos anos 50. Ele trabalhava na Toyota e percebeu a necessidade de melhorar a qualidade dos produtos da empresa para atender às necessidades dos clientes.

A execução desta metodologia é feita questionando-se por quê determinado problema acontece, de maneira consecutiva, por cinco vezes.

Depois de 5 perguntas, Ohno acreditava que já se teria chegado à verdadeira causa raiz do problema, podendo-se tomar as devidas providências para eliminá-la e criar um processo que garantisse a qualidade das entregas.

A aplicação da ferramenta da qualidade Cinco porquês é análise de causa raiz indicada especialmente para problemas de poucas variáveis.

Quando os problemas se tornam mais complexos, as análises de diversos outros fatores se tornam necessárias, não sendo suficiente este método para identificar problemas.

Você pode saber mais sobre ele em nosso blog lendo este artigo: Metodologia 5 porquês: descubra a causa real dos problemas

E para que não reste mais nenhuma dúvida de como identificar a causa raiz de um problema, assista a esta interessante animação:

Vantagens de usar ferramentas de análise de causa raiz

Por fim, trouxemos aqui algumas metodologias mais utilizadas para a análise de causa raiz em processos de gestão.

Os grandes benefícios que esta prática traz para os negócios são:

• Alinhamento: uma vez que os impedimentos para atingimento dos resultados são abertos para discussão para toda a equipe;
• Profundidade: pelo fato da análise não ser superficial em nenhum dos casos, a probabilidade da equipe focar na real causa é maior;
• Padronização: já que todas as análises seguem um mesmo roteiro de execução e pretendem chegar à causa-raiz para o não se estar conseguindo obter o atingimento das metas.

Mas depois de descobrir os problemas e analisar suas causas raiz, como priorizar quais serão solucionados primeiro?

Para isso, sugerimos uma ferramenta extra, a matriz de priorização de decisões, ou diagrama de decisão, conhecida como matriz GUT.

Ela é muito simples e fácil de se usar e deve ser empregada sempre que você tiver muitos problemas para resolver e não souber por qual deles começar.

A matriz criada por Charles Kepner e Benjamin Tregoe em 1981 ainda se mostra bastante útil e funciona da seguinte forma:

Você deve usar a tabela abaixo para dar uma nota para cada problema, de zero a cinco, referente a 3 critérios:

• Gravidade do problema;
• Urgência em resolvê-lo;
• Tendência do problema se potencializar.

Entenda melhor cada um dos critérios do diagrama de tomada de decisão:

• Gravidade: Para este conceito, é preciso definir o quanto as consequências do problema afetarão o atingimento dos objetivos estratégicos da empresa, a segurança das pessoas e da comunidade.
• Urgência: O que ocorrerá se o problema não for resolvido imediatamente? É possível esperar, ou as operações serão paralisadas? Há um plano de contingência? Considere esses fatores para definir a velocidade com que o problema deve ser resolvido.
• Tendência: Qual a probabilidade do problema ficar cada vez pior se não for resolvido logo? A tendência é tornar a operação da empresa cada vez mais difícil?

Com base nesses critérios, atribua notas seguindo esta escala:

1. Não é um problema urgente e nem grave, não causa danos imediatos.
2. Pouco urgente, pouco grave e a piora se dará no longo prazo.
3. Urgente e grave e vai se agravar em médio prazo.
4. Muito urgente e também muito urgente, deve piorar em curto espaço de tempo.
5. Extremamente urgente e grave na mesma medida. Precisa ser solucionado antes que piore.

Coloque as notas na matriz de decisão, multiplique os números e você saberá que o resultado mais alto corresponde ao problema que primeiro deve ser solucionado.

Agora que você sabe tanto como analisar as causas raiz de um problema e como priorizar as soluções, que tal conhecer um software que engloba diversas ferramentas de gerenciamento e gestão empresarial? Solucione os problemas de seu negócio com base em dados reais e com foco em resultados!

Revolucione a gestão da sua empresa com o STRATWs ONE

• Introdução a Análise de Causa Raiz
• Vantagens de usar ferramentas de análise de causa raiz

E ferramenta usada para análise de causas de um problema?

Quais os tipos de ferramentas ou técnicas para analisar problemas e causas?

Quais são as principais ferramentas para a solução de problemas?

Quais são as ferramentas de análise de um processo?